--- title: "Política de Tratamiento de Datos Personales de Grupify" description: "Grupify es una plataforma integral de gestión de eventos deportivos —inscripciones, pagos, entrega de kits, control de acceso, cronometraje y resultados, comunicaciones, patrocinios y herramientas de " canonical: https://www.grupify.com/cocora/politica-datos lang: es last-updated: 2026-09-09 markdown: https://www.grupify.com/md/es/cocora/politica-datos.md --- # Política de Tratamiento de Datos Personales de Grupify ## 1. Introducción y Base Legal Grupify es una plataforma integral de gestión de eventos deportivos —inscripciones, pagos, entrega de kits, control de acceso, cronometraje y resultados, comunicaciones, patrocinios y herramientas de inteligencia artificial— operada por GRUPIFY S.A.S. (NIT 901929426), comprometida con la privacidad de sus usuarios. Esta política de tratamiento de datos personales (o documento de Habeas Data) explica qué datos recopilamos, por qué canales, cómo los usamos, con quién los compartimos y cuáles son tus derechos como titular de la información. Grupify cumple con la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En Colombia, el derecho de Habeas Data garantiza a todas las personas el derecho constitucional a «conocer, actualizar y rectificar las informaciones» que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos. Esta política se ajusta a esos principios y busca asegurar el pleno ejercicio de tus derechos. - **Aceptación:** al registrarte en Grupify o inscribirte en un evento a través de nuestra plataforma, aceptas los términos de esta Política de Tratamiento de Datos Personales. Si no estás de acuerdo con alguno de sus apartados, te recomendamos abstenerte de utilizar nuestros servicios. El suministro de tus datos personales es libre y voluntario, pero necesario para inscribirte en eventos a través de Grupify. Grupify siempre solicitará tu autorización previa, expresa e informada para tratar tus datos, de acuerdo con el principio de libertad consagrado en la ley. ## 2. A Quiénes Cubre esta Política - **Participantes** inscritos en eventos, incluidos menores de edad (ver sección 4). - **Organizadores** de eventos y los miembros de sus equipos con cuenta en la plataforma. - **Compradores y pagadores,** incluida la persona que paga la inscripción de otra. - **Patrocinadores** y sus personas de contacto, y los visitantes que dejan sus datos en la activación de un patrocinador durante un evento. - **Proveedores del organizador** que reciben pagos ordenados a través de la plataforma. - **Visitantes** de nuestros sitios web y aplicaciones. ## 3. Datos Personales Recopilados Al crear un perfil en Grupify (lo cual ocurre automáticamente cuando te registras por primera vez en un evento), recopilamos los datos necesarios para gestionar tu inscripción y tu participación: - **Datos de identificación:** nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad (cédula, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, registro civil, DNI o pasaporte), fecha de nacimiento, sexo y nacionalidad. - **Datos de contacto:** correo electrónico, número de celular, teléfono fijo, dirección, ciudad y departamento. - **Datos de salud (datos sensibles):** cuando el evento lo requiera por razones de seguridad: tipo de sangre, EPS, condiciones médicas, medicamentos, alergias, y nombre, parentesco y teléfono de tu contacto de emergencia. Responder estos campos es facultativo, salvo que el organizador los marque como requisito de seguridad del evento, y su tratamiento exige tu autorización explícita y separada. No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles para usar la plataforma en general. - **Datos deportivos y de logística:** club deportivo, entrenador, talla de camiseta, categoría y distancia en la que participas, y las respuestas a los campos personalizados que configure cada evento. - **Imagen:** la foto de perfil que cargues voluntariamente y —solo si la autorizas de forma expresa en la inscripción— el uso de tu imagen captada durante el evento por el organizador. - **Datos del evento generados por la plataforma:** número de dorsal, código QR de acceso, código del chip de cronometraje, tiempos y parciales, estado de entrega del kit y certificados de participación. - **Datos transaccionales:** confirmación, monto y medio de pago, y los datos del pagador que reporta la pasarela de pagos. Grupify no almacena números de tarjeta: esas transacciones las procesan pasarelas de pago seguras. Sí almacenamos, por instrucción del organizador, los datos de las cuentas bancarias destinatarias de dispersiones (pagos a proveedores del evento). - **Fuentes externas autorizadas por ti:** si conectas tu cuenta de Strava, recibimos tu identificador de atleta y tus actividades con permiso de solo lectura; puedes desconectarla en cualquier momento. - **Datos técnicos:** dirección IP, identificadores del dispositivo y del navegador, y registros de actividad (auditoría) asociados a cada acceso a la plataforma. Estos datos los proporcionas tú directamente, o los proporciona por ti quien te inscribe con tu autorización, o el organizador que los importa a la plataforma (ver sección 5). Toda la información se almacena en una base de datos centralizada administrada por Grupify, bajo estrictas medidas de seguridad. ## 4. Datos de Menores de Edad Los eventos pueden admitir participantes menores de edad (documentos tarjeta de identidad y registro civil). La inscripción de un menor solo puede realizarla su padre, madre o representante legal, quien al completarla declara que ostenta esa representación y otorga la autorización de tratamiento en nombre del menor, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. Los datos de menores se usan exclusivamente para su participación segura en el evento y nunca para fines comerciales dirigidos a ellos. ## 5. Canales de Recolección y Tratamiento - **Web:** formularios de inscripción en nuestras páginas y en formularios embebidos en los sitios del organizador. - **Panel del organizador:** inscripción manual e importación de planillas. Cuando un organizador importa datos recogidos por sus propios medios, actúa como responsable de esa recolección y garantiza contar con la autorización de los titulares. - **WhatsApp, correo electrónico y SMS:** confirmaciones, códigos de verificación (OTP), comunicaciones del evento y campañas del organizador, siempre con mecanismo de baja. - **Aplicación de asistentes y pases de billetera digital** (Apple Wallet y Google Wallet) con tu código QR de acceso. - **En el evento:** lectura de tu QR o de tu chip para control de acceso, entrega de kits y cronometraje. - **Asistentes conversacionales:** chat web y canales de mensajería atendidos con inteligencia artificial (ver sección 8), incluida la conversación por voz cuando tú la inicias. ## 6. Finalidades del Tratamiento - **Creación de tu perfil único:** al registrarte por primera vez, Grupify crea un perfil que te identifica de manera única en la plataforma y evita que tengas que reingresar tu información en cada nueva inscripción. - **Inscripción y gestión de participaciones:** procesar tu inscripción, generar tu número o código de participante, asignarte a una categoría según tu edad o género (si aplica), enviarte confirmaciones y facilitar tu participación, incluidas comunicaciones del evento (cambios, instrucciones, resultados, certificados). - **Operación del evento:** control de acceso con QR o chip, entrega de kits, cronometraje, publicación de resultados y expedición de certificados, conforme a la configuración del organizador. - **Autocompletado en futuros eventos:** con tu perfil existente, la plataforma puede autocompletar futuras inscripciones tras verificar tu identidad mediante el mecanismo de autenticación descrito en la sección 7. - **Mecanismo de autenticación (OTP):** al inscribirte en un nuevo evento con tu perfil existente, te enviamos un código de un solo uso a tu correo registrado; solo tú puedes autorizar la reutilización de tus datos. - **Administración de tu cuenta y soporte:** habilitar tu panel de usuario, validar tu identidad cuando nos contactas y brindarte ayuda. - **Comunicaciones del organizador:** el organizador puede enviarte, a través de la plataforma, comunicaciones operativas de su evento y —solo con tu autorización— campañas informativas o promocionales por correo, WhatsApp o SMS. Toda campaña incluye un mecanismo de baja y tu baja se respeta en envíos futuros. - **Asistencia con inteligencia artificial:** según la sección 8. - **Estadísticas y mejora del servicio:** usamos información agregada para mejorar la plataforma. Esta también genera análisis y sugerencias automatizadas para los organizadores; ninguna decisión con efectos jurídicos sobre ti se toma de forma exclusivamente automatizada: las acciones sensibles requieren aprobación humana. - **Cumplimiento legal y regulatorio:** tratar tus datos cuando lo exijan obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes, compartiendo solo lo necesario. Grupify no utilizará tus datos para finalidades distintas de las aquí descritas sin obtener tu consentimiento adicional. La compartición con patrocinadores solo ocurre en los supuestos y con las garantías de la sección 10. ## 7. Gestión de tu Cuenta de Participante Como participante, Grupify te ofrece un perfil persistente que facilita inscripciones futuras. Puedes consultar y editar tus datos personales, ver tu historial de inscripciones y configurar tus preferencias de comunicación. ### Autenticación sin contraseñas No existe un sistema tradicional de usuario y contraseña para participantes. En tu primera inscripción se crea tu perfil automáticamente; en inscripciones posteriores, al ingresar tu documento la plataforma detecta que ya existes y te envía un código de verificación de 6 dígitos a tu correo registrado. Con ese código validas tu identidad y autorizas el autocompletado. El código expira tras su uso o después de unos minutos. Solo tú, con acceso a tu correo registrado, puedes autorizar el uso de tus datos. ## 8. Uso de Inteligencia Artificial - **Qué hace:** Grupify incorpora asistentes de IA que ayudan al organizador a consultar información de su propio evento, interpretar planillas de inscritos, redactar comunicaciones y recibir sugerencias; y pueden atender consultas de participantes sobre su propia inscripción. - **Qué datos procesa:** para responder, el asistente puede acceder a datos de inscripción del evento consultado (por ejemplo, nombre, documento y estado de una inscripción cuando el organizador la busca, o tus propios datos cuando tú consultas por un canal verificado). Cada usuario ve únicamente lo que sus permisos ya le permiten ver: la IA no amplía accesos. - **Proveedores:** los modelos de lenguaje y de voz son provistos por terceros (principalmente Google) bajo contratos que limitan el uso de los datos a la prestación del servicio. Las herramientas de generación de imagen y video procesan los archivos que el organizador decide subir, a través de proveedores especializados. - **Supervisión humana:** las acciones con efectos reales (envíos masivos, cambios sobre inscripciones, pagos) exigen confirmación expresa de una persona autorizada. Mantenemos salvaguardas técnicas contra usos indebidos del asistente. ## 9. Compartición de Datos con Organizadores Cuando te inscribes en un evento, tus datos se comparten exclusivamente con la organización responsable de ese evento específico. ### Principio de acceso restringido - Los organizadores SOLO pueden ver datos de participantes inscritos en sus propios eventos. - El organizador de otro evento NO puede consultar tu información a menos que también te inscribas en su evento. - Cada inscripción es un consentimiento independiente para compartir datos con esa organización específica. - Ningún organizador ve tu historial completo de participaciones. ### Controles técnicos La plataforma filtra automáticamente por organización, valida en cada consulta que el usuario tiene un rol autorizado en la organización del evento, y registra todos los accesos a datos con identificación del usuario y marca de tiempo. ### Información que recibe el organizador Datos de identificación (nombre, documento, fecha de nacimiento, género), contacto (correo, celular), datos del evento (categoría, distancia, dorsal, talla), información médica básica si aplica (EPS, contacto de emergencia, condiciones relevantes para la seguridad), respuestas a campos personalizados y estado de pago (confirmación, monto, método). ### Roles y usos permitidos Respecto de los datos de su evento, el organizador actúa como responsable del tratamiento y Grupify como encargado que trata los datos por su cuenta; respecto de tu perfil único y de la operación de la plataforma, Grupify actúa como responsable. El organizador puede usar tus datos para la logística del evento, comunicaciones relacionadas, medidas de seguridad durante la competencia y certificados de participación. NO puede ceder tus datos a terceros por fuera de los mecanismos de la plataforma descritos en esta política, usarlos para eventos no autorizados, ni enviarte publicidad no relacionada sin tu consentimiento adicional. ## 10. Patrocinadores - **Datos que dejas en una activación:** si escaneas el código QR de un patrocinador durante un evento y le dejas tus datos, esa entrega es voluntaria y requiere tu aceptación expresa de tratamiento en ese formulario; el patrocinador es responsable del uso posterior que haga de ellos. - **Analítica de audiencia:** los patrocinadores pueden ver estadísticas agregadas del evento (distribuciones por edad, género o ciudad) que no te identifican individualmente. - **Cesión de datos de inscritos:** solo ocurre si el organizador la habilita expresamente para un contrato de patrocinio y si tú fuiste informado y autorizaste esa finalidad al inscribirte en el evento. Sin esa autorización, tus datos de inscripción no se entregan a patrocinadores. Toda habilitación queda registrada con fecha y autor. ## 11. Modelo de Organizaciones y Acceso a Datos Grupify opera bajo un modelo de multi-tenencia por organizaciones: cada evento pertenece a una organización específica (club deportivo, empresa organizadora, entidad gubernamental, etc.). Dentro de cada organización existen roles con distintos niveles de acceso: propietario (control total), administrador (gestión de eventos e inscritos) y miembro (solo lectura). No existe acceso cruzado entre organizaciones. Los participantes no pertenecen a ninguna organización: sus datos se comparten únicamente con las organizaciones de los eventos en los que se inscriben. ## 12. Encargados y Transferencia Internacional Para operar, Grupify se apoya en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo contrato y solo para prestarnos el servicio: | Categoría | Para qué | | --- | --- | | Infraestructura | Servidores, bases de datos y almacenamiento de archivos (incluye Amazon Web Services y proveedores de despliegue en la nube). | | Pasarelas de pago | Procesamiento de pagos y dispersiones; son ellas quienes tratan los datos de tarjetas. | | Mensajería | WhatsApp (Meta), correo electrónico transaccional y SMS. | | Inteligencia artificial | Modelos de lenguaje, voz y generación de contenido (principalmente Google y proveedores especializados). | | Billeteras digitales | Apple Wallet y Google Wallet, si decides añadir tu pase. | | Analítica y monitoreo | Métricas de uso, diagnóstico de errores y mejora de la experiencia. | Varios de estos proveedores operan fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos), por lo que existe transmisión internacional de datos en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Exigimos a cada encargado garantías de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta política. ## 13. Cookies y Tecnologías Similares - **Propias y necesarias:** sesión, seguridad y preferencias. - **Analítica:** usamos herramientas de medición y de reproducción anonimizada de sesiones para entender cómo se usa la plataforma y detectar errores. - **Píxeles del organizador:** un organizador puede instalar en la página pública de su evento un píxel publicitario (por ejemplo, Meta Pixel) para medir sus propias campañas; el organizador es responsable de ese tratamiento y de informarlo. Puedes limitar estas tecnologías desde la configuración de tu navegador. ## 14. Conservación de los Datos Conservamos tus datos mientras tu perfil esté activo y mientras subsista la finalidad de cada tratamiento: los datos de inscripción y resultados, durante la vida del evento y los plazos de reclamación asociados; los datos transaccionales, por los términos que exige la ley contable y tributaria; los registros técnicos de auditoría, por periodos cortos definidos internamente. Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan. Si solicitas la supresión, esta alcanza también las copias operativas de tus datos (como los respaldos de inscripción), salvo lo que la ley nos obligue a conservar. ## 15. Seguridad de la Información - **Almacenamiento seguro:** servidores con medidas de protección físicas y lógicas, cifrado de datos sensibles en base de datos y transmisión por HTTPS/SSL. - **Control de accesos:** solo el personal autorizado de Grupify y los proveedores esenciales bajo contrato acceden a los datos, únicamente para las finalidades permitidas; cada acceso está autenticado y registrado. - **Confidencialidad:** todo el personal, aliados y organizadores están sujetos al deber de confidencialidad. - **Documentos sensibles:** se almacenan en repositorios privados y se sirven mediante enlaces temporales de acceso; las credenciales de integraciones se guardan cifradas. - **Operaciones de dinero:** las dispersiones exigen verificación por código OTP de la persona autorizada. - **Respaldos y monitoreo:** respaldos periódicos, pruebas de integridad, monitoreo de actividad inusual y aplicación continua de parches de seguridad. ## 16. Derechos de los Titulares Como titular de tus datos personales, la ley te reconoce los derechos de Habeas Data, que en Grupify garantizamos plenamente: - **Acceso:** conocer qué datos tuyos recopilamos, almacenamos y tratamos. - **Actualización y rectificación:** actualizar tus datos y corregir los que estén desactualizados, incompletos o sean inexactos. - **Cancelación/supresión:** solicitar la eliminación de tus datos de nuestras bases en los casos que la ley permite. - **Oposición:** oponerte al tratamiento o a alguna finalidad específica, siempre que la ley lo permita. - **Revocatoria del consentimiento:** revocar en cualquier momento la autorización otorgada, salvo que lo impida una obligación legal o contractual. - **Portabilidad:** obtener a solicitud una copia estructurada de tus datos personales. - **Queja ante la autoridad:** presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si consideras vulnerados tus derechos. ### Procedimiento para ejercer tus derechos Para consultas, peticiones o reclamos, contáctanos por los canales de la sección 18, aportando la información necesaria para verificar tu identidad. Las consultas se resuelven en un término máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de 15 días hábiles. El ejercicio de tus derechos es gratuito. ## 17. Vigencia de la Política y Modificaciones Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su fecha de publicación y se mantendrá vigente hasta que sea modificada o reemplazada por una versión actualizada. Grupify se reserva el derecho de actualizarla en cualquier momento; en caso de cambios sustanciales lo notificaremos a los usuarios. Te invitamos a revisar periódicamente este documento. ## 18. Contacto Para mayor información, consultas o el ejercicio de tus derechos relacionados con tus datos personales, puedes comunicarte con el área de protección de datos de Grupify: - **Responsable del Tratamiento:** GRUPIFY S.A.S., identificada con NIT 901929426. - **Dirección:** Circunvalar 35 #72-98, Bucaramanga, Santander, Colombia. - **Correo electrónico (Protección de Datos):** proteccion@grupify.com - **Teléfono de contacto:** +57 (321) 9534796 (Horario de atención: Lun–Vie 9:00–18:00). --- Versión HTML: https://www.grupify.com/cocora/politica-datos · Guía para agentes: https://www.grupify.com/llms.txt · API: https://www.grupify.com/openapi.json · GRUPIFY S.A.S. (NIT 901929426), Bucaramanga, Colombia.